公文書を書くには小柄で精悍でなければならない。

短いのは現代の公文書の文章を書く発展の客観的な需要と必然的な成り行きです。報道によると、国連は毎年各種の文書を印刷して5853トンの普通紙と234トンの影印紙を使います。また82トンのトイレットペーパーを使います。合計は10.5万本の木を壊すことに相当します。このため、国連事務局は、各種文書の紙幅を短縮し、必要でない言葉を削除し、最も重要な内容だけを印刷して、樹木を最大限に保存するよう提案しています。短い公文書を木を救うためのものに昇格させる。戦略上の高度認識に来て、かなり理論と実践の意義を持ちます。

多くの国では、公文書の改革と見なされています。例えばシンガポールは1976年に「華文応用文改革業務委員会」を設立しました。「華文応用文改革大綱」を制定しました。目的は「応用文を学びやすく、書きやすくし、速く、簡単な通信利器にして、より広く現代化されたシンガポール社会にサービスすることです。」また、アメリカのカーター前大統領がどのように改革し、文体を簡素化するかを研究するために、連邦政府の官吏200人が参加する学習クラスを専門に開催し、自ら率先して大統領の署名命令の最初の文を「合衆国憲法と法律に基づいて合衆国大統領に権限を与える。以下のように命令する」と発表し、「私は合衆国大統領の命令とします。」と変更し、アメリカ文風の改革を推進しました。

では、公文書はなぜ「短い」ことができますか？

一、一つのことは一つの文で、主旨は明確です。公文書の行文は主旨を明確にして、集中して、単一で、枝葉のはびこることを極力戒めなければならなくて、煩雑です。公文書ごとに何かを解決するには、まず明確な中心を確立し、それからこの中心をしっかりと巡って資料を整理しなければならない。総合的な報告以外に、一般的には「一事一文」という方法を採用します。このようにすれば、引き受けもしやすくなりますし、後からファイルを作るのにも便利です。さもなくば、1文の数の事、きっと“多い中心”を形成して、冗長で乱雑な現象をもたらして、要領を得なくて、それによって行文の目的の順調な実現に影響します。

二、用語は簡潔で明快で、さっぱりしている。公文書は直接的に、迅速に何かの情報を伝達しなければならないので、その用語は簡潔に要約し、簡潔にまとめなければならない。具体的には：

その一に、不必要な解釈と説明を捨てます。公文書では、閲覧者に関係内容を正確に理解させるために、説明や説明が必要になる場合があります。「必要」と「適度」に従うこと原則くれぐれも多すぎて、紙幅の煩雑さと冗長さをもたらすことを禁ずる。このように、「すなわち」、「つまり」、「換言すれば」などの解釈や説明文は、極力避けましょう。

その二、あってもなくてもいい字、語、文、段を削除します。これは主に公文書の修正段階で完成します。もちろん、いい文章は直したもので、「文章は変えずに、いい文章を直してください」、「上手な本领は悪いところを削除する本领です」（チェーホフ語）。鲁迅先生は言いました。「书き终わったら少なくとも二回は読んでください。无可の字句をできるだけ削除します。もったいないことではありません。」毛沢東同志はこれに対してさらに説明して発揮した。見たいなら、十回見て、真剣に直して、発表に出してもいいです。もちろん、このような「一字安定を求めるために、茎の須を数えよう」、「二句三年、一吟両涙流」式の文章修正法は、公文書の文章を書くのに完全に適していません。しかし、時間と条件の許す限り、このようなまじめな修正の精神は非常に提唱に値するものであり、公文書の品質を確保するためにも必要である。公文書の初稿を書き終わったら、繰り返しチェックして、真剣に修正します。重点的に言語表現に工夫を凝らして、できるだけあってもなくてもいい字、語、文、段を削除します。このためには、特に注意したいのです。この一字、語、文、段を削除するのは正しいです。公文書内容に影響がありますか？人に曖昧さが生じますか？文脈の意味は依然として一貫していますか？順調ですか？など、もし差し支えないなら、大胆に削除して、文字を省き、紙幅を短縮します。

第三に、いくつかの「決まり文句」を淘汰して、冒頭で「帽子をかぶる」のではなく、「靴を履く」のではないです。現行の公文書の書き方では、「定話」は何度も禁止されています。第一に、冒頭の「帽子をかぶる」という表現があります。例えば、「中央××文書精神の指導の下、上級党委員会、政府の配慮の下、当組織の指導者の直接指揮の下、幹部全員と従業員の共同努力を経て…」二番目は「靴を履く」、例えば「一緒に頑張りましょう」、「私たちは上記の成績を取ったが、指導者の要求からはまだ遠いです。」などです。この二つの傾向は、文字表現上の空洞が浮くだけで、実際的な意味を持たず、断固として取り除くべきである。

三、「直笔」を使うことが大切です。党政府機関の公文書作成条例は明確に規定されており、公文書を起草するには「直言不曲」を行うべきであり、これは公文書そのものの性質によって決定される。公文書は強い政策性と指導性を持っていますので、文章を書く時には直接にそのことを言わなければなりません。関連内容を正確に明確に表現すればいいです。曲がったことを極力戒め、陰に隠れて隠します。概括的、陳述的な言葉を多く使い、描写的、叙情的な言葉を少なく使ったりします。物事や問題に対する情状を作りすぎると、文章が冗長で乱雑になり、公文書の質や効用に影響を与えかねない。