検索の位置&Nbsp;ドキュメントを素早く検索する

　　位置決め検索文書を素早く検索

　　企業文書何百編、千編の時に、社員はやはり彼の欲しい文章をはっきりと位置づけられます。文章の数が何十万編まで蓄積され、さらに多くの場合、ユーザーはこれらの文書を検索する時に困難に出会い、欲しいものを見つけられなくなり、或いはテーマ語を入力した後の文書は需要をはるかに超えて、まるで大海損の針のようです。この問題を解決するには、以下のいくつかの方法から入手できます。

第一に、検索の利便性を高めることによって、比較的に完全な命名ルールを確立することによって実現することができる。電子文書「通知」という文書のように、このタイトルだけでは通知内容が分かりません。ユーザーは文書の核心内容を知ることができません。したがって、ユーザーはドキュメントを作成する際には、ドキュメントのタイトルによって素早く検索できるように、統一されたルールで文書を作成します。例えば、会社名＋部門名＋内容＋バージョン番号など一連の文字がこの文書の核心内容を示しています。

考慮する必要があるのは、どのようにドキュメントの名前を定義するかどうかです。三つの原則があります。一つは文書を見たことがない人がタイトルを見たら、文書の内容が分かりますか？二つはこのネーミング規則はこの文書の核心内容を明確に題名によって展示しますか？三つは文書の名前に含まれている文字が文書の主要な意味を含んでいますか？すべての従業員が知識管理の中の文書の命名規則によって文書に名前を付けることができれば、一人一人が素早く位置決めを検索することができます。

第二に、キーワード、要約、本文中の目次または核心情報を設定することにより、ユーザーにキーワード、要約などを通じて該当文書を検索させる。これは多くの企業にとって非常に精力的な仕事です。特に十年から二十年の間、企業内に蓄積された文書の数は非常に多く、文書ごとのキーワードなどを文から摘出するのは非常に難しい。いくつかの非常に重要なのを選ぶことを提案して、企業の非常に肝心な文書に対して選んでキーワード、ダイジェストなどの内容の補充をします。多くの一般文書にはこのような仕事は必要ない。

第三に、「多次元分類検索」によってドキュメントを特定します。企業はより多くの緯度の分類方式で文書を複数の緯度で分類することができます。多次元分類の属性を設定する際には多くの分類方法があり、どの企業に対しても適用されるものがあります。例えば、すべての企業はこのような文書を含んでいます。会社のニュース、企業規則、会議紀要などです。分類属性の設定によって、これらのドキュメントにラベルを付けることができます。例えば、「任命」というラベルを使って、システム内の「任命」というラベルを付けた文書を抽出します。また、いくつかの次元は企業の業務の特徴と関連しています。例えば、不動産企業が最初の土地から最後の全体の不動産の販売過程までの文書は多次元の分類属性に割り当てられます。不動産企業も不動産の属性によって、すべての不動産の情報に関する文書を検索することができます。いくつかの製薬型企業では「病気」の次元によって様々な病気に分類されます。病院の課によって分類されます。したがって、企業は多次元分類を設定する際に、一般企業が文書を含む内容を参考にして分類次元を設定したり、企業の業務パターン、業務特徴に応じて多次元分類属性の内容を設定したりすることができる。

多次元属性の分類を設定すると、よくある問題があります。企業のドキュメントの多次元分類の属性が特に多いと、ユーザーに迷惑をかけます。例えば、ユーザーがドキュメントを作成、アップロードする時に、ディレクトリを選択するだけでなく、ドキュメントに関連する属性を選択します。この関連性はユーザー自身が判断する必要があります。多次元分類の属性が非常に多く設定されていると、ユーザーにとってこの文書がどのような属性に属するかを判断するのは難しいです。したがって、企業が多次元分類属性を設定する時はバランスを把握し、次元が少なすぎたり多すぎたりすることはできません。企業が多次元で文書を迅速に検索する必要があり、ユーザーに迷惑をかけることもありません。

他のツールや方法もあります。ユーザーがドキュメントの検索や位置決めを迅速にしてくれます。高級検索、高級検索など。もう一つの重要な内容は知識地図の管理であり、多種類の知識地図を設置することによってユーザーの早い位置付けを助けることができます。例えば財務関連の内容について知識地図を設置したり、人的資源などの管理領域によって知識地図を設置したりすることができます。販売者が備える素質、仕事の特徴、職位の特徴などの文書を全部販売者の知識地図にまとめると、ユーザーが販売に関する文書を検索する時に、知識地図を通じて素早く検索することができます。