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公文書の取り扱いに関する注意事項
一、文書管理に注意すべき事項:
(一)原稿を作る
1.公文書の原稿はA 4用紙で、WORDページは上3.7センチ、下3.5センチ、左2.8センチ、右2.6センチに設定してください。
2.公文書のタイトルは小文字で宋二号(太字は不要)。公文書の本文は宋体3号の字をまねる。文章の中にタイトルがあるならば強調してください。宋をまねて太字ではなく、黒体三号で書くべきです。段落の行間は固定値30ポンドです。
3.電子公文書は落款する必要がなく、成文時間は中国語で書かなければなりません。例えば「二○○四年十月十二日」です。
4.人名、地名、数字、引用文が正確であり、公文書の引用はまず題名を引用し、後に文字号を誘発し、文書のタイトルの後に丸括弧で明記する。例えば、「『紹興市国家税務局の2004年×××業務展開状況に関する通報』(紹市国税弁〔2004〕444号)」。
5.公文書構造の序数を起草し、1階が「一」、2階が「(一)」、3階が「1.」、4階が「(1)」である。公文書の数字は、成文時間、一部の構造段階の序数と語、フレーズ、慣用語、略語、修辞色の語句の中で品詞としての数字を除いて漢字を使わなければならない。アラビア数字を使うべきである。
6.公文書に添付ファイルがある場合、本文の後に一行を空けてから二マス、文の作成時間の前に添付ファイルの順序と名称を明記してください。添付ファイルを添付の欄に置いてください。例えば、「添付ファイル:1.×××2.××××3.××××3.×××××」
7.成文日は責任者が発行した日付を基準とし、連行文は最後の発行機関責任者の発行日付を基準とする。
8.公文書のタイトルは公文書の主要内容を正確に簡潔に要約し、公文の種類を明示しなければならない。上報の公文書には,タイトルに公文機関は表示されない。公文書の見出しには、法律や規則の名称に加え、記名番号をつける以外に、句読点を使わないのが一般的です。
9.上級機関の公文書を転送し、題名が長すぎる場合は、自己の意思で要約して転送することができますが、上級機関の公文書の発文番号で代用することはできません。
10.主送機関とは公文書の主要な受理機関を指し、全称または規範化の略称、総称を使用しなければならない。
11.「指示を仰ぐ」は一文であるべきです。普通は一つの主送り機関だけを書いて、他の機関に同時に送るなら、CC形式を使いますが、同時に下級機関にCCしてはいけません。指導者が直接提出した事項を除いて、「指示を仰ぐ」は指導者個人に直接送ってはいけません。
12.「報告」と「指示を仰ぐ」は厳密に分け、「報告」には指示事項を挟み込んではいけない。
13.複数の単位を写し取って、中間はコンマで区切って、最後は句点で終わる。例えば、「CC:×××××××××××」。
(二)承認
1.承認者は意見を明確に署名し、氏名と承認意見を記入しなければならない。
2.公文書は指導者に署名する前に、原稿作成者の所属部門の指導者によって初めて署名した後、事務室に送って審査します。その中の関連税の規範性文書は部門の責任者の初審を経て、先に市局の法規処に再審査してもらって、また事務室に審査してもらいます。事務室は原稿を確認する時、法規処で再審査していない税金関連の規範性文書を発見しました。直ちに原稿作成部門に返却しなければなりません。
二、一般文書処理
1.事務室は適時に意見を出すべきです。
2.事務室の受付員は支局の指導者に回覧を求めると同時に、他の局の指導者に回覧を送るべきです。局の指導者が処理し終わった文書に対して、受払者は一つ一つ指導者の指示を確認し、指導者の指示に従って処理します。
3.引受または引受部門は書類を受け取った後、速やかに処理し、文書の記入欄で意見または手続き結果を明確に処理し、同時に署名しなければならない。文書を閲覧し、明確に期限を定めている場合は、要求通りに処理し、明確な規定がない場合は、5営業日以内に処理を完了し、分管局の指導者に報告する。内容が多岐にわたり、問題が複雑で、規定時間内に手続きを完了できない場合、主催者は上司または関係方面に原因を説明しなければならない。管理局の指導者に報告してから手続きする必要がある場合は、遅滞なく管理局の指導者に報告しなければならない。他の回覧書類は普通二営業日以内に読み終わったら、署名しなくてもいいです。
コンピュータの公文書処理の流れと要点
一、文書を受け取って登録し、文書を受け取ってスキャンした後、公文処理システムに入る。
企画する。事務室の専任者が処理し、意見を記入して受払者に渡す。決裁する局の指導者は批准文書を閲覧して個人のポストで処理し、批准書を読んで署名してから事務室に戻る。事務室の送受信人は局の指導意見に基づいて書類を関係部門に発送する。局の指導者が重要な指示内容の文書を持っている場合、文書人員は適時に事務室の指導者に写し取って、監督・検査を強化する。注を入れる各部門の具体的な担当者は文書に基づいて要求を処理し、局の指導者の指示に従って適時に処理します。手続きが終わったら、文書処理の「注办」欄に申請状況と結果を記入し、サインします。注する時は、提案意見と局の指導者の意見を確認することに注意します。各部門の責任者は常に本部門の文書の取り扱い状況を検査し、文書が正確に処理されたことを確保します。
二、文案を処理する。
各課、単位の原稿立案者は、まず「文頭紙」の欄の下の各項目を正確に記入し、標記のテーマ語は「自動引用」の機能を使用し、テーマ語の引用規定に基づいて調整しなければならない。「本文、添付ファイル」の欄に入ると、まず本文を編集し、添付ファイルを編集し、本ファイルに関する参照ファイルは「外注登録簿」の中から選択し、関連付けを作成して、審査、承認を行う。本文と添付ファイルの編集は原則として、原稿作成者が検査を経て確認した後、書類を本部門の責任者に送付して、初審査を行います。作成者が起草した文書は、公開できるものは共有ファイルに設定し、他のスタッフが調べる。
原稿を審査する。部門責任者は「初審」を担当する。公文書の初審は、「編集」の機能を通じてコンピューターの原稿に入り、真剣に審査し、初審バージョンが発生した後、「指導審査」欄で意見を明確に署名し、審査意見の詳細内容は「審査内容」欄に記入しなければならない。承認後、承認者は「署名」欄にパスワードで署名し、「確認」ボタンを押して退出してください。他の部門の署名が必要な書類は、会議の欄で署名部門を選択し、事務室の核原稿を送る前に関係部門に送付しなければならない。会議署名部門は会議署名時に「編集」機能を通じてコンピュータの原稿を審査し、署名バージョンを作成した後、文書の原稿用紙にパスワードで署名し、同時に原稿部門に戻る。原稿作成部門は会議署名が完了したことを確認した後、文書を規定通りに事務室に送って審査します。外注先の契約書は主催部門が責任を負うべきです。
外単位の会議署名が終わったら、主催部門はまず外単位を原稿送り局のリーダーにサインして確認してから、外単位の会議署名意見をコンピュータの原稿に入力して、規定の手順に従って事務室に送って審査してから、局のリーダーに報告して発行してください。外部へ送る単位が署名する紙の原稿は事務室に提出して保存します。
原稿を査定する。公文書は部門の責任者の初審を経た後に、文書の種類によってそれぞれ法規部門を発送して再審しますか?それとも事務室の秘書の初核です。税に関する規範性文書は先に法規部門に送って再審査し、残りの書類は直接事務室に送って原稿を確認します。法規部門は再審後、主催部門に返送する。事務室の秘書が初めて確認した後、局の指導部によって分業してサインを送ります。重要な原稿は事務室の担当者が再確認してから、局のリーダーが発行します。事務室が原稿を確認した後、相応の署名バージョン、初核バージョン、再確認バージョンを作成し、「文頭紙」に該当する審査欄にパスワードで署名しなければなりません。文書を送る必要がない、または大きな修正が必要な原稿は、意見を明記し、署名して主催部門に返却する。各単位は、勤務日ごとに当該部門のポストを開け、送信された電子ファイルを受理するように注意しなければならない。各部門は電子ファイルを受け取ったら、適時に手続き通りに処理し、延圧してはいけません。
(一)原稿を作る
1.公文書の原稿はA 4用紙で、WORDページは上3.7センチ、下3.5センチ、左2.8センチ、右2.6センチに設定してください。
2.公文書のタイトルは小文字で宋二号(太字は不要)。公文書の本文は宋体3号の字をまねる。文章の中にタイトルがあるならば強調してください。宋をまねて太字ではなく、黒体三号で書くべきです。段落の行間は固定値30ポンドです。
3.電子公文書は落款する必要がなく、成文時間は中国語で書かなければなりません。例えば「二○○四年十月十二日」です。
4.人名、地名、数字、引用文が正確であり、公文書の引用はまず題名を引用し、後に文字号を誘発し、文書のタイトルの後に丸括弧で明記する。例えば、「『紹興市国家税務局の2004年×××業務展開状況に関する通報』(紹市国税弁〔2004〕444号)」。
5.公文書構造の序数を起草し、1階が「一」、2階が「(一)」、3階が「1.」、4階が「(1)」である。公文書の数字は、成文時間、一部の構造段階の序数と語、フレーズ、慣用語、略語、修辞色の語句の中で品詞としての数字を除いて漢字を使わなければならない。アラビア数字を使うべきである。
6.公文書に添付ファイルがある場合、本文の後に一行を空けてから二マス、文の作成時間の前に添付ファイルの順序と名称を明記してください。添付ファイルを添付の欄に置いてください。例えば、「添付ファイル:1.×××2.××××3.××××3.×××××」
7.成文日は責任者が発行した日付を基準とし、連行文は最後の発行機関責任者の発行日付を基準とする。
8.公文書のタイトルは公文書の主要内容を正確に簡潔に要約し、公文の種類を明示しなければならない。上報の公文書には,タイトルに公文機関は表示されない。公文書の見出しには、法律や規則の名称に加え、記名番号をつける以外に、句読点を使わないのが一般的です。
9.上級機関の公文書を転送し、題名が長すぎる場合は、自己の意思で要約して転送することができますが、上級機関の公文書の発文番号で代用することはできません。
10.主送機関とは公文書の主要な受理機関を指し、全称または規範化の略称、総称を使用しなければならない。
11.「指示を仰ぐ」は一文であるべきです。普通は一つの主送り機関だけを書いて、他の機関に同時に送るなら、CC形式を使いますが、同時に下級機関にCCしてはいけません。指導者が直接提出した事項を除いて、「指示を仰ぐ」は指導者個人に直接送ってはいけません。
12.「報告」と「指示を仰ぐ」は厳密に分け、「報告」には指示事項を挟み込んではいけない。
13.複数の単位を写し取って、中間はコンマで区切って、最後は句点で終わる。例えば、「CC:×××××××××××」。
(二)承認
1.承認者は意見を明確に署名し、氏名と承認意見を記入しなければならない。
2.公文書は指導者に署名する前に、原稿作成者の所属部門の指導者によって初めて署名した後、事務室に送って審査します。その中の関連税の規範性文書は部門の責任者の初審を経て、先に市局の法規処に再審査してもらって、また事務室に審査してもらいます。事務室は原稿を確認する時、法規処で再審査していない税金関連の規範性文書を発見しました。直ちに原稿作成部門に返却しなければなりません。
二、一般文書処理
1.事務室は適時に意見を出すべきです。
2.事務室の受付員は支局の指導者に回覧を求めると同時に、他の局の指導者に回覧を送るべきです。局の指導者が処理し終わった文書に対して、受払者は一つ一つ指導者の指示を確認し、指導者の指示に従って処理します。
3.引受または引受部門は書類を受け取った後、速やかに処理し、文書の記入欄で意見または手続き結果を明確に処理し、同時に署名しなければならない。文書を閲覧し、明確に期限を定めている場合は、要求通りに処理し、明確な規定がない場合は、5営業日以内に処理を完了し、分管局の指導者に報告する。内容が多岐にわたり、問題が複雑で、規定時間内に手続きを完了できない場合、主催者は上司または関係方面に原因を説明しなければならない。管理局の指導者に報告してから手続きする必要がある場合は、遅滞なく管理局の指導者に報告しなければならない。他の回覧書類は普通二営業日以内に読み終わったら、署名しなくてもいいです。
コンピュータの公文書処理の流れと要点
一、文書を受け取って登録し、文書を受け取ってスキャンした後、公文処理システムに入る。
企画する。事務室の専任者が処理し、意見を記入して受払者に渡す。決裁する局の指導者は批准文書を閲覧して個人のポストで処理し、批准書を読んで署名してから事務室に戻る。事務室の送受信人は局の指導意見に基づいて書類を関係部門に発送する。局の指導者が重要な指示内容の文書を持っている場合、文書人員は適時に事務室の指導者に写し取って、監督・検査を強化する。注を入れる各部門の具体的な担当者は文書に基づいて要求を処理し、局の指導者の指示に従って適時に処理します。手続きが終わったら、文書処理の「注办」欄に申請状況と結果を記入し、サインします。注する時は、提案意見と局の指導者の意見を確認することに注意します。各部門の責任者は常に本部門の文書の取り扱い状況を検査し、文書が正確に処理されたことを確保します。
二、文案を処理する。
各課、単位の原稿立案者は、まず「文頭紙」の欄の下の各項目を正確に記入し、標記のテーマ語は「自動引用」の機能を使用し、テーマ語の引用規定に基づいて調整しなければならない。「本文、添付ファイル」の欄に入ると、まず本文を編集し、添付ファイルを編集し、本ファイルに関する参照ファイルは「外注登録簿」の中から選択し、関連付けを作成して、審査、承認を行う。本文と添付ファイルの編集は原則として、原稿作成者が検査を経て確認した後、書類を本部門の責任者に送付して、初審査を行います。作成者が起草した文書は、公開できるものは共有ファイルに設定し、他のスタッフが調べる。
原稿を審査する。部門責任者は「初審」を担当する。公文書の初審は、「編集」の機能を通じてコンピューターの原稿に入り、真剣に審査し、初審バージョンが発生した後、「指導審査」欄で意見を明確に署名し、審査意見の詳細内容は「審査内容」欄に記入しなければならない。承認後、承認者は「署名」欄にパスワードで署名し、「確認」ボタンを押して退出してください。他の部門の署名が必要な書類は、会議の欄で署名部門を選択し、事務室の核原稿を送る前に関係部門に送付しなければならない。会議署名部門は会議署名時に「編集」機能を通じてコンピュータの原稿を審査し、署名バージョンを作成した後、文書の原稿用紙にパスワードで署名し、同時に原稿部門に戻る。原稿作成部門は会議署名が完了したことを確認した後、文書を規定通りに事務室に送って審査します。外注先の契約書は主催部門が責任を負うべきです。
外単位の会議署名が終わったら、主催部門はまず外単位を原稿送り局のリーダーにサインして確認してから、外単位の会議署名意見をコンピュータの原稿に入力して、規定の手順に従って事務室に送って審査してから、局のリーダーに報告して発行してください。外部へ送る単位が署名する紙の原稿は事務室に提出して保存します。
原稿を査定する。公文書は部門の責任者の初審を経た後に、文書の種類によってそれぞれ法規部門を発送して再審しますか?それとも事務室の秘書の初核です。税に関する規範性文書は先に法規部門に送って再審査し、残りの書類は直接事務室に送って原稿を確認します。法規部門は再審後、主催部門に返送する。事務室の秘書が初めて確認した後、局の指導部によって分業してサインを送ります。重要な原稿は事務室の担当者が再確認してから、局のリーダーが発行します。事務室が原稿を確認した後、相応の署名バージョン、初核バージョン、再確認バージョンを作成し、「文頭紙」に該当する審査欄にパスワードで署名しなければなりません。文書を送る必要がない、または大きな修正が必要な原稿は、意見を明記し、署名して主催部門に返却する。各単位は、勤務日ごとに当該部門のポストを開け、送信された電子ファイルを受理するように注意しなければならない。各部門は電子ファイルを受け取ったら、適時に手続き通りに処理し、延圧してはいけません。
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