公務訪問のマナー

約束して相手を訪問して、人に頼むかそれとも人が自分で頼むかに関わらず、すべて儀礼の上からよけいに注意して、人に失礼してはいけなくて、自分と部門のイメージを損なうことがあります。

私たちが注意する一番大切なルールは時間通りです。

人を理由もなくさせるなど、何としても大変失礼なことです。

急な用事があったら、遅れなければなりません。会いたい人に知らせなければなりません。

電話ができないなら、電話で知らせてください。

交通渋滞に遭ったら、相手に遅れを知らせるべきです。

相手が遅れそうなら、先に来て、残りの時間を十分に利用してください。

例えば、車の中に座って考えたり、書類を整理したり、接待員に応接室で休んでもいいですか？

あなたが到着すると、受付やアシスタントにあなたの名前と待ち合わせの時間を教えて、相手に連絡できるように名刺を渡します。

冬にコートを着たら、アシスタントが上着を脱いだり、コートをどこに置いたらいいか教えたりしてくれませんでした。

待つ時は静かにして、会話で時間を潰してはいけません。そうすると、他の人の仕事に邪魔になります。

二十分も待っていますが、いつも腕時計を見ていてはいけません。接待/補佐の面会者に時間がありますか？

その時間が待てないなら、アシスタントに説明して、もう一つの時間を予約してもいいです。

会う人に対してどんなに不満があっても、接待/アシスタントに対しては礼儀正しくしてください。

面会者事務室に案内された時、初めて会ったら自己紹介をします。もしすでに知り合ったら、挨拶と握手だけでいいです。

普段は相手が忙しいので、できるだけ速く本題に入ります。

あなたの言いたいことをはっきりと表現して、どうでもいいことを言わないでください。

話し終わったら、相手に意見を言わせて、真剣に話を聞いてください。

他の意見があれば、彼の後で言ってもいいです。