電話の基本的なマナーの知識は多くの理解に値する。

（一）重要な第一声

どこかの会社に電話したら、相手の親切で美しい声が聞こえます。心の中ではきっと楽しく会話がスムーズに展開できます。この職場に対していい印象を持っています。

電話では、自分の行動を少し注意するだけで、相手に全く違った印象を与えます。

同じように言います。「こんにちは、ここはXX会社です。」

しかし、声がはっきりしていて、耳に快い、歯切れがいいので、相手に好印象を与えます。

電話に出る時は、「私が会社のイメージを代表する」という意識が必要です。

電話をかける時は、相手があなたに見えなくても、明るい口調からあなたに感染して、相手に素晴らしい印象を与えます。顔の表情は音の変化に影響しますので、電話の中でも、「私を見てください」という気持ちで対応します。

電話中は絶対に喫煙、お茶、お菓子を食べてはいけません。だらだらした姿勢でも相手は「聞く」ことができます。

電話をかける時、腰を曲げて椅子に横になったら、相手があなたの声を聞くのはだらしなくて、しょんぼりしています。姿勢が整っていれば、出す音も親切で、元気いっぱいです。

だから電話するときは、相手が見えなくても、相手が目の前にいるつもりで、できるだけ自分の姿勢に気をつけましょう。

現代の従業員は仕事が忙しくて、机の上でよく二、三台の電話があります。電話のベルが聞こえます。

電話のベルが鳴ると約3秒かかりますが、長時間誰も電話に出ない、あるいは相手を長く待たせるのは失礼です。相手は待つ時にとてもいらいらします。あなたの職場は彼に悪い印象を残します。

電話が遠くても、電話のベルが鳴ったら、近くに誰もいません。私たちは一番速いスピードで受話器を持ち上げるべきです。このような態度はすべての人が持つべきです。このような習慣はすべての事務室のスタッフが身につけるべきです。

電話のベルが五回鳴ったら受話器を取って、まず相手に謝るべきです。電話が鳴ったら、「もしもし」というだけで、相手は非常に不満で、悪い印象を与えます。

（五）きちんとした記録

5 WIHの技術をいつでも覚えています。5 W 1 Hとは①Whenいつ②Who何人③Whereどこ④What何事⑤Whyどうして⑥HOWはどうやって行いますか？

仕事の中でこれらの資料はすべてとても重要です。

電話に対しても、電話に出ることは同じ重要性を持っています。

電話記録は簡潔で完璧であり、5 WIHの技術によるものである。

（六）電話の目的を知る

勤務時間にかかってくる電話はほとんど仕事と関係があります。会社の電話はどれも重要です。適当にしてはいけません。相手が探している人がいなくても、「いません」とだけ言って電話を切ってはいけません。

電話に出る時も、できるだけ用件を聞いて、事故を起こさないようにします。

私たちはまず相手の着信の目的を知るべきです。自分で処理できないなら、ちゃんと記録して、相手の着信の目的をやんわりと探します。

（七）電話を切る前のマナー

電話での会話を終わらせるときは、電話をかける側から申し出て、お互いに丁寧に「さようなら」と言って、また電話を切るのが一般的です。自分で話し終わったら、電話を切ってはいけません。

仕事を円滑にする電話術

（一）遅刻、休暇は自分で電話します。

（二）外出して仕事をして、いつでも会社と連絡します。

（三）外出の用事は行き先と電話を知らせるべきです。

（四）訪問の遅延は事前に相手に連絡すること。

（五）ファックスで書類を送った後、電話で連絡します。

（六）同僚の家の電話は簡単に人に教えないでください。

（七）他の会社の電話を借りるときは注意してください。他の会社の電話を借りるときは、普通10分を超えてはいけません。特別な場合は、長時間電話に出なければならない場合は、まず相手の同意と理解を求めます。